İdari İşler Elemanı

ELECTROLUX PROFESYONEL DAYANIKLI TÜKETIM MAMÜLLERI SANAYI VE TICARET ANONIM SIRKETI

İdari İşler Sorumlusu, şirketin günlük idari işlerini yöneten ve koordine eden bir pozisyondur. Bu pozisyon, ofis düzeni, tedarik zinciri yönetimi ve genel idari destek görevlerini yerine getirir.

İdari İşler  Elemanı Görev Tanımı 

• Sarf malzemeleri stokunu kontrol etmek ve teminini sağlamak,
• Seyahat ve konaklama planlamaları yapmak,
• Kurum içi ve harici etkinlikleri planlamak,
• Masraflar ve ofis bütçeleri hakkında düzenli raporlar hazırlamak,
• Şirket misafirlerinin havaalanı transferi gibi koordinasyon işlerini yürütmek,
• Şirket veri tabanlarını güncellemek,
• Önemli şirket belgeleri için dosyalama sistemi oluşturmak,
• Kurum içi yazışmaların ilgili birimlere ulaşmasını sağlamak,
• Toplantı odası planlamasını ve toplantı ekipman tedarikini gerçekleştirmek,
• Güvenlik, ısıtma vb. sistemlerin onarım,bakım ve işletme ihtiyacını belirlemek,
• Postaları kuryelerden teslim almak ve alıcıya iletmek,
• Çalışanlar ve müşteriler tarafından firmayla ilgili gelen soruları yanıtlamak,
• Mesleki gelişimi sürdürmek.
• İdari işlerle ilgili kendisine verilen tüm görevleri yerine getirmek
• Hijyen, temizlik ve çevre hizmetlerinin yönetimini yapmak,
• Malzemelerin ve ortak kullanım alanlarının yönetimini yapmak,
• Ofis çalışanlarının İş sağlığı ve güvenliği kurallarına uymasını sağlamak,
• Şirket bünyesinde bulunan departmanlarının ofis dışındaki evrak ,döküman ve hizmet alımınlarının organize edilmesi
• Ofisin belirlediği çalışma saatlerinde açılıp ve kapanmasını güvenli bir şekilde sağlaması
• Şirket tarafından ofis ihtiyaçları için hizmet sağlayıcılardan  alınan hizmetlerin organizasyonu ve koordinasyonun sağlanması
• Şirket tarafından kullanılan mülklerin kira ve hizmet kontratlarının denetimi ,yenilenmesi konusunda ilgili departmanlarla işbirliği yapılması  
• Güvenlik yönetişimi yönergelerine ve yasal veya müşteriye özgü gereklilikler dikkate alınarak operasyonel teknik ve organizasyonel güvenlik önlemlerinin planlanması
• Ofis genelindeki tüm idari işlerin (temizlik, güvenlik, genel saha düzeni, peyzaj, ilaçlama, yemek, servis, araç filosu, içme suyu, telefon hatları, iş kıyafetleri, ikram ve ağırlama, otomatlar, arşiv gibi) etkin ve verimli bir şekilde yürütülmesini sağlamak. İlgili hizmet sağlayıcıların gerekli çalışma ve koordinasyonunu, kontrolünü, yönetimini, fatura ve hak ediş kontrollerini, faturalama süreçlerinin takibini ve raporlamasını yapmak,
• Tüm hizmetler için gerekli ihtiyaçların belirlenmesi, ihtiyaç duyulan hizmet ve alımlarla ilgili yıllık sözleşme ve alımların yapılması için merkezi satın alma ile birlikte çalışılması, merkezi satın alma kapsamında olmayan işlerle ilgili sözleşme ve alımların kanun, tüzük ve yönetmelikler çerçevesinde yapılması.
• Şirket araçları ile ilgili işlemlerin takibi (araç tanımlama, servis, araç temizlik, onarım, trafik cezaları, yaz-kış lastik değişimi, periyodik bakım, muayene, sigorta, araç kilometre, yakıt ve Araç Hasar Tespit Durumu vb), şirket araç filosu için gerekli olan ilave araç, OGS, HGS, yakıt ve ilgili ekipmanların temin edilmesi,
• Sivil savunma ve acil durum yönetmeliklerinin hazırlanması ve ilgili devlet kurumlarına sunulması
• Güvenlik sistemlerinin (CCTV, erişim kontrolü, izinsiz giriş uyarı sistemi, anahtar yönetim sistemi, koruma hizmet sistemleri, vb.) işletilmesi, bakımı ve işlevsel kullanılabilirliğinin garanti edilmesi ile ilgili prosödürlerin yerine getirilmesi
• Malzemelerin ve ortak kullanım alanlarının yönetimini yapmak
• GSM Hatlarının desteklenmesi, satın alma, takip, fatura kontrollerinin prosedür ve talimatlara uygun olarak çalışanlara sunulması ve sürekliliğinin sağlanması,
• Şirket cep telefonlarının tedarik, dağıtım ve fatura kontrollerini ilgili prosedürlere göre yönetmek.

   İdari İşler Elemanı Olması Gereken Özellikler

• MS Office programlarına hakimiyeti bulunmak,
• Ekip çalışmasına uyum sağlamak,
• İş teslim tarihlerine uymak,
• Mükemmel sözlü ve yazılı iletişim becerisi sergilemek,
• İş ve zaman yönetimini gerçekleştirebilmek,
• Erkek adaylar için askeri yükümlülüğü bulunmamak; görevini yerine getirmiş,
• İşletme, Ekonomi, Mühendislik ve diğer ilgili bölümlerden ön lisans veya  lisans derecesi,
• Tercihen çok uluslu bir şirkette en az 5 yıllık iş deneyimi
• Iyi derece İngilizce bilgisi tercih ,
• Verileri işleme, analiz etme ve sunma becerisi,
• Detaylara hakim,
• Analitik düşünme, sosyal yeterlilik ve takım çalışması yeteneği,
• Mükemmel zaman Yönetimi
• B Sınıfı sürücü belgesine sahip ,aktif araç kullanabilen
• Esnek çalışma saatlerine uyum sağlayabilen
• Genç Dinamik
• Asgari denetimle çalışabilecek özdisipline sahip olmak,